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Was macht eigentlich Ihr E-Mail-Management ?

Bis zu 80 % der gesamten Kommunikation erfolgt heute per E-Mail.

 

Was macht eigentlich Ihr E-Mail-Management ?Das Gesamtaufkommen der eingehenden E-Mail-Nachrichten für Produktanfragen, Service- und Supportleistungen, Preis- und Angebotsanfragen, Informationen von Kunden, Lieferanten, Kooperationspartnern, Bewerbern und anderen steigt kontinuierlich.

 

Wie gewährleisten Sie, dass alle E-Mails ohne

Zeitverzögerung den richtigen Empfänger in

Ihrer Organisation erreichen ?

 

Problem
Die wichtigste Voraussetzung, um die zahlreichen E-Mail-Nachrichten überhaupt zu bearbeiten, ist vor allem zunächst die Information selbst, dass eine neue E-Mail eingegangen ist. Eigentlich eine einfache Information, deren Bereitstellung in vielen Organisationen jedoch einen erheblichen personellen und technischen Aufwand verursacht.

  • An wen wurde die E-Mail überhaupt gesendet...? An den Zuständigen...?
  • Wer beantwortet die E-Mail-Anfrage, wenn der zuständige Mitarbeiter nicht anwesend ist...?
  • Wie wird dieser Kommunikationsablauf dokumentiert...? Und von wem...?
  • Welcher Mitarbeiter hat sonst noch Kenntnis von der eingegangenen E-Mail...?

Verwendung allgemeiner E-Mail-Adressen
Erheblich aufwendiger ist der Ablauf bei der Kommunikation mit allgemeinen E-Mail-Adressen (info@..., service@... und andere). Hier wird oft das Postfach - d.h. die persönliche E-Mail-Adresse eines Mitarbeiters - verwendet, der alle E-Mails empfängt, die an diese allgemeinen E-Mail-Adressen gesendet wurden.

 

Besonderes Problem: Allgemeine E-Mail-Adressen
Bei der Verwendung allgemeiner E-Mail-Adressen (info@..., service@...) - die einfach in das Postfach eines Mitarbeiter weitergeleitet werden - entsteht ein erheblicher Mehraufwand durch die permanent notwendige Kontrolle, die Anwesenheitsprüfungen der Mitarbeiter inkl. Vertreterregelung und die häufig wechselnden Voreinstellungen, die von dem E-Mail-Provider oder einem Administrator für die E-Mail-Weiterleitungen durchgeführt werden müssen.

 

Beispiele:

  • Der entsprechende Mitarbeiter ist kurzzeitig nicht im Haus (Pause, kurzfristiger Termin, plötzliche Erkrankung o.ä.).
    Folge: Die E-Mail-Anfrage wird nicht rechtzeitig beantwortet.
     
  • Der entsprechende Mitarbeiter ist längerfristig nicht im Haus.
    Folge: Ein Vertreter muss die E-Mail-Anfragen bearbeiten (ausreichende Kenntnisse vorhanden...? Wer vertritt den Vertreter...?).
    Folge: Zusätzlich muss die Voreinstellung der E-Mail-Weiterleitung geändert werden (zusätzlicher administrativer Aufwand).
     
  • Die E-Mail-Anfragen werden - abhängig vom jeweiligen Thema der Anfrage - intern an den zuständigen Mitarbeiter weitergeleitet.
    Folge: Das Original der E-Mail-Anfrage geht verloren (das Original ist übrigens gesetzlich erforderlich).
     
  • Sie sind gesetzlich verpflichtet, auch die elektronische Kommunikation zu dokumentieren.
    Folge: Die Originale der E-Mail-Anfragen sind in mehreren E-Mail-Datenbanken verschiedener Mitarbeiter gespeichert, eine konsistente Dokumentation oder Datensicherung ist nicht möglich.

Die Lösung

Die auf Lotus Notes basierende Datenbank Mail-Depot empfängt E-Mails, die an beliebige allgemeine E-Mail-Adressen (info@..., service@...) in Ihrer Organisation gesendet wurden, speichert sie dauerhaft und unveränderbar im Originalzustand in einer zentralen Datenbank und leitet eine entsprechende Eingangsinformation automatisch an beliebige (einstellbare) Empfänger weiter. Unerwünschte E-Mails können zusätzlich über verschiedene Blacklist-Regeln automatisch verarbeitet werden.

 

Ihre Vorteile auf einen BlickMail-Depot

  • Intuitive, einfach zu bedienende Datenbank
  • Bedienkomfort, Übersichtlichkeit und Transparenz
  • Strukturierte Darstellung aller Informationen
  • Automatische Benutzerinformation, keine individuelle Aktion notwendig
  • Konsistente Speicherung aller E-Mails im Originalzustand
  • Blacklist-Filter für unerwünschte E-Mails
  • Einfache und zentrale Konfiguration
  • Individuelle Anpassungen und Erweiterungen möglich
  • Investitionssicherheit
  • Kostensenkung für Sie - besserer Service für Ihre Kunden !

 

Mehr Informationen ?

Rufen Sie uns an oder nutzen Sie unseren Call-Back-Service auf der rechten Seite.


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