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Dokumenten-Management, E-Mail-Dokumentation - Wozu...?

Dokumenten-Management = Ablaufoptimierung 

Wie schaffen Sie es, alle Arten von Dokumenten wie E-Mails, Faxe, Besprechungsprotokolle, Text- und andere Dateien, Office-Dokumente, Preiskalkulationen, Bildschirmabzüge, Dateianhänge, Scans und vieles andere zusammenzufassen und so zu speichern, dass man sie auch wiederfindet...?
Der elektronische Datenaustausch ersetzt zunehmend die herkömmliche Papierkorrespondenz. Auch rechtlich sind E-Mails der Papierkorrespondenz inzwischen gleichgestellt. Verträge können per E-Mail abgeschlossen werden und die elektronische Post hat vor Gericht volle Beweiskraft.

 

E-Mails: Fluch oder Segen
Dokumenten-Management, E-Mail-Management oder E-Mail-Dokumentation...?
Mehr und mehr kommen und gehen Dokumente wie Geschäftsbriefe, Angebote, Vereinbarungen und Verträge per E-Mail. Alle Unternehmen und Verwaltungen nutzen heute E-Mail-Systeme zur internen und externen Kommunikation und zum Austausch von Dateien und Dokumenten. Die schnelle und unkomplizierte Kommunikation per E-Mail ist heute wichtiger als der herkömmliche Brief oder das Fax.
 

Aber wohin mit der Vielzahl elektronischer Nachrichten...?
Im Gegensatz zu Briefen und Faxen werden E-Mails in der Regel nicht strukturiert abgelegt. Sie bleiben meist in den persönlichen Postfächern der Mitarbeiter und werden dort als "Privateigentum" einzelner Mitarbeiter angesehen. Irgendwo verteilt in den E-Mail-Clients verschiedener Mitarbeiter auf unterschiedlichen lokalen Computern - sowohl die eingehenden als auch die ausgehenden
E-Mails.
 

Nachvollziehbarkeit, Konsistenz, Datenschutz, Datensicherheit: Fehlanzeige.

Und das ist aus verschiedenen Gründen kritisch, insbesondere für die Geschäftsführung (denn die haftet dafür - und zwar persönlich).

 

E-Mails und die darin enthaltenen Informationen sind zu wichtig, als dass sie in den persönlichen Postfächern verschiedener Mitarbeiter verbleiben dürften. Sie müssen Informationsbestandteil des regulären Geschäftsbetriebs sein und gehören genauso in die Kundenakte wie der herkömmliche Brief. E-Mails müssen also ebenso immer im richtigen Zusammenhang, zu jedem beliebigen Zeitpunkt und für die jeweils beteiligten Mitarbeiter - inkl. deren Vertreter - verfügbar sein.
Andererseits sind E-Mails mittlerweile auch rechtsverbindlich und müssen aufgrund verschiedener gesetzlicher Vorgaben entsprechend verwaltet und aufbewahrt werden. Der persönliche E-Mail-Client jedes einzelnen Mitarbeiters ist dafür jedenfalls nicht geeignet. Und gesetzlich übrigens auch gar nicht zulässig.

 

Ablage: Kein Problem
"Eigentlich ist die Ablage meiner E-Mails doch gar nicht schwierig", denkt sich der durchschnittliche (meist Outlook-)Nutzer. Einmal im Monat öffnet sich automatisch ein Popup-Fenster, in dem er gefragt wird, ob er alte E-Mails jetzt speichern möchte. Meistens möchte er. Denn das gibt ein gutes Gefühl. Alle Informationen sind gespeichert. Automatisch. Supersicher. Ganz einfach.
Sicher, einfach, rechtskonform...? Mal ehrlich: Wer weiß wirklich, wo die unterschiedlichen E-Mail-Programme die Daten tatsächlich speichern. Und welche...? Und wer bestimmt das...?
 

Und selbst wenn sie mit Hilfe eines cleveren Administrators wieder auffindbar sein sollten, sind sie noch lange nicht nutzbringend (von den gesetzlichen Vorgaben hier mal ganz abgesehen). Aus den Unmengen an größtenteils sinnfrei gespeicherten E-Mails und Anhängen muss nun genau die Information gefunden werden, die in diesem Moment gerade relevant ist. Bei Tausenden von
E-Mails und Anhängen scheitert jeder Versuch, diese im Bedarfsfall schnell und themenbezogen wiederzufinden. Erst recht, wenn nicht nur ein E-Mail-Client, sondern Dutzende oder Hunderte E-Mail-Clients vorhanden sind.

 

Egal wie man das Problem zu bewältigen versucht, eines steht fest: E-Mail-Clients sind für die Dokumentation auf keinen Fall geeignet. Und für die elektronische Kundenakte schon gar nicht. Die einzig vernünftige Lösung ist ein ganzheitlicher Ansatz zur Dokumentation sämtlicher Informationen einschließlich der elektronischen Post.

 

Was also tun ?
Moderne Dokumenten-Management-Systeme bündeln die Verwaltung von Kunden, Interessenten, Lieferanten, Kontakten, beliebigen Korrespondenzen, Vorgängen und weiteren Informationen an einer zentralen Stelle und speichern sie im richtigen Zusammenhang. Und zwar unabhängig von Format und Quelle und für alle Dokumente, für alle Informationen und für alle eingehenden und ausgehenden E-Mails. Auch Anhänge von E-Mails, die meistens die Kerninformation enthalten, stehen jederzeit allen zur Verfügung. Der erheblich reduzierte Aufwand für Ablage, Dokumentation, Nachvollziehbarkeit und Recherche senkt die Kosten und verbessert die internen Abläufe.

 

Wir zeigen Ihnen gerne, wie das funktioniert.

 

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